Vous utilisez l’anglais au bureau ou vous envisagez de travailler dans un environnement international ? Il y a fort à parier que vous devrez, à un moment ou un autre, écrire un mail en anglais. Vous vous demandez sans doute comment structurer votre texte, ou quelles formules de politesse utiliser. Je vous propose donc de voir les meilleures tournures pour rédiger un email professionnel en anglais.
1- Entamer son courriel avec un objet pertinent et les salutations appropriées
L’objet de l’email en anglais
Je ne sais pas ce que vous en pensez, mais personnellement, je trouve qu’il est parfois difficile de rédiger un objet d’email. Dans certain cas, c’est évident, car le destinataire vous connait déjà et sait plus ou moins pourquoi vous le contactez. En revanche, quand l’email est destiné à quelqu’un avec qui vous n’avez jamais échangé, il faut que l’objet (subject, en anglais) attire son attention. Pour cela, préférez les objets courts et clairs.
Par exemple, on n’écrira pas “I’m interested in discussing business opportunities with you“ mais plutôt “Strategic partnership discussion“.
Les salutations pour un email très formel ou une lettre
Pour débuter ce type de courrier électronique ou manuscrit, on utilisera les formules suivantes :
- Dear + prénom, si l’on connaît l’identité du destinataire : Dear Lina (Chère Lina).
- Dear + Mr/Mrs + Nom pour une version plus formelle : Dear Mr Smith (Cher M. Smith).
- Dear + Sir/Madam, quand on ignore le nom du destinataire : Dear Sir (Cher monsieur).
Pour les conversations professionnelles de tous les jours
Ici, on utilisera simplement un équivalent de bonjour.
- Hello + prénom : Hello John (Bonjour John).
Pour un email informel
Si vous connaissez bien votre interlocuteur et que vous êtes au même niveau hiérarchique, vous pouvez vous permettre une entame plus légère, voire utiliser des émojis.
- Hi + prénom : Hi John (Salut John).
- Hi/Hey! (Salut !)
➡️ À lire aussi : comment dire bonjour en anglais ?
2- Introduire son propos dans un email en anglais
Pour rédiger un mail en anglais qui soit bien structuré, il est commun d’expliquer dès le début pourquoi on écrit.
- I’m writing regarding… (je vous écris au sujet de…) >>Formel.
- I wanted to follow up upon… (je voulais faire suite à/revenir sur…) >>Formel.
- I would like to ask about… (j’aurais une question au sujet de…) >>Formel.
- Could I know more about… (pourrais-je en savoir plus sur…) >>Informel.
- I wanted to know if… (je voulais savoir si…) >>Informel.
- I’m concerned about… (Je suis inquiet·e par rapport à…) >>Formel.
- I need to bring something to your attention… (Je me permets d’attirer votre attention sur…). >>Formel.
- There is something I wanted to mention… (Il y a une chose que je voudrais vous signaler…). >>Informel.
- There’s something I wanted to talk to you about… (Il y a un truc dont je voulais te parler…). >>Informel.
3- Évoquer son besoin en quelques phrases pour un email bien rédigé en anglais
Pour poursuivre votre courrier électronique, détaillez en quelques lignes votre problème ou votre besoin. Voici quelques exemples :
- I would like to bring something to your attention about this error in the report. Specifically, the chart appears to be missing the data for our last month’s sales. (Je me permets d’attirer votre attention sur une erreur dans le rapport. Plus précisément, il semble que le graphique ne tienne pas compte des données relatives aux ventes du mois dernier.)
- It seems important to me to point out that the deadline will be difficult to meet. Indeed, one of my colleagues being out of office this week, I am taking care of his clients and my schedule is fully booked for the next three days. (Il me semble important de vous signaler que le respect du délai sera difficile. En effet, un de mes collègues étant absent cette semaine, je m’occupe de ses clients et mon emploi du temps est complet pour les trois prochains jours.)
- I need to tell you something about this client. It appears that he had a meeting with our competitor last week. (J’ai quelque chose à te dire au sujet de ce client. Il semblerait qu’il ait rencontré notre concurrent la semaine dernière.)
4- Donner davantage de détails pour compléter son message
Les emails les plus courts sont souvent les meilleurs 😉 Mais parfois, il est nécessaire de compléter son propos ou de donner davantage de détails.
Demander une information ou formuler une demande de rendez-vous dans un email en anglais
- Could you please let me know… (Pourriez-vous me dire…).
- If you can attend… (Si vous pouvez assister à…).
- If you are available for a meeting on the 12th December? (Si vous êtes disponible pour une réunion le 12 décembre ?).
- Could you possibly arrange a meeting with the Logistics Manager? (Pourriez-vous éventuellement organiser une réunion avec le responsable logistique ?).
- I would also like to know if there are any swimming pools in your area. (J’aimerais également savoir s’il y a des piscines aux alentours).
Offrir son aide ou donner des informations
- We are happy to let you know that your article has been selected for publication. (Nous sommes heureux de vous annoncer que votre article a été sélectionné pour publication.)
- I am glad to inform you that we will be holding our annual conference in Brussels next September. (J’ai le plaisir de vous informer que notre conférence annuelle se tiendra à Bruxelles en septembre prochain.)
- Should you need any further information / assistance, please do not hesitate to contact us. (Pour toute information complémentaire / assistance, n’hésitez pas à nous contacter.)
Formuler une plainte
- I am writing to express my dissatisfaction with… (Je vous écris pour vous faire part de mon mécontentement à l’égard de…).
- I would like to complain about… (Je souhaiterais formuler une réclamation concernant…).
- I regret to say that I was not completely satisfied with the room you provided us. (Je suis au regret de vous dire que la chambre que vous nous avez fournie ne m’a pas entièrement satisfait·e).
- I would like to receive a full refund and compensation for damages. (Je souhaiterais obtenir un remboursement complet et une compensation pour les dommages.)
Présenter ses excuses
- We would like to apologize for any inconvenience caused. (Nous vous prions de bien vouloir nous excuser pour tout désagrément causé.)
- Please accept our apologies for the delay. (Veuillez accepter toutes nos excuses pour le retard.)
- Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused. (N’hésitez pas à nous faire savoir comment nous pouvons vous indemniser pour les dommages causés.)
- We will make sure that this will not happen again in the future. (Nous nous assurerons que cela ne se reproduira plus à l’avenir.)
5- Formuler une question dans un email en anglais ou évoquer un autre point
Poser une question complémentaire
- Could you please clarify what is your return policy in this case? (Pourriez-vous s’il vous plait préciser votre politique de retour dans cette situation ?)
- I’m not sure I understand what you meant in your last email. Could you elaborate? (Je ne suis pas sûr·e d’avoir compris ce que vous vouliez dire dans votre dernier email. Pourriez-vous développer ?)
- To confirm, the deadline for this project is tomorrow? (Pour confirmer, la date limite pour ce projet est bien demain ?)
- Could you please let me know if the CEO will attend? (Pourriez-vous me faire savoir si le PDG sera présent ?)
- Do you have any suggestions on how to proceed with this task? (Avez-vous des suggestions sur la manière de procéder avec cette tâche ?)
Introduire un autre problème
- There’s one more thing I’d like to discuss with you…
- I’d also like to ask you about…
- One more thing…
Exemples :
- There’s one more thing I’d like to discuss with you regarding the project timeline. Would you be available for a quick call tomorrow? (J’aurais encore une question concernant le déroulé du projet. Seriez-vous disponible pour un appel rapide demain ?)
- I’d also like to ask you about your experience with project management software. What tools do you find most effective? (J’aimerais également vous poser des questions sur votre expérience avec les logiciels de gestion de projet. Quels outils trouvez-vous les plus efficaces ?)
- One more thing… I noticed in your attached document there’s a gap in the data for Q2. Could you possibly clarify that? (Encore une chose… J’ai remarqué dans votre document joint qu’il y a un manque de données pour le T2. Pourriez-vous éventuellement clarifier cela ?)
6- Écrire un mail en anglais en ajoutant une pièce-jointe
Transmettre son CV, une grille tarifaire ou encore un rapport… Il est bien souvent nécessaire d’ajouter une pièce-jointe à un email professionnel. Voici des exemples concrets :
- I am attaching my CV for your consideration. (Je joins mon CV pour votre considération.)
- I am sending the brochure as an attachment. (Je vous envoie la brochure en pièce jointe.)
- Please see the statement attached. (Veuillez trouver la déclaration en pièce jointe).
- Please find attached the file you requested. (Veuillez trouver le fichier que vous avez demandé en pièce jointe.)
➡️ À lire aussi : comment rédiger un CV en anglais ?
7- Inclure un appel à l’action à l’attention du destinataire et clore son courriel de manière formelle ou informelle
Appeler à l’action
Parfois, nous voulons que le destinataire de l’email accomplisse une action spécifique. Il est important de le lui signaler dans notre texte, notamment en cas d’urgence.
- Please send this file by tomorrow at the latest. (Veuillez envoyer ce fichier au plus tard demain.)
- As a matter of urgency you need to contact Michael. (Il est urgent que vous contactiez Michael.)
- Could you text me ABCompany’s adress as soon as possible? (Pourriez-vous m’envoyer par SMS l’adresse d’ABCompany dès que possible ?)
- Could you please…? (Pourriez-vous, s’il vous plait…?)
- I suggest you to… (Je vous suggère de…).
- I need you to… (J’aurais besoin que vous…).
Clore l’email et inclure les formules de politesse en anglais
Ici, on utilisera plus ou moins les mêmes salutations que dans une lettre, puis on signe son email.
Formules de politesse formelles
- Regards
- Kind Regards
- Best Wishes
- Sincerely
- I look forward to hearing from you
- All the best
Formules plus « décontractées »
- Take care
- Cheers
Bonus : le vocabulaire utile et les abréviations de la correspondance professionnelle en anglais
Pour rédiger un email efficace en anglais, vous devrez pouvoir comprendre le vocabulaire spécifique et les abréviations les plus courantes. Voici une liste non exhaustive…
Titres
- Mr = mister : monsieur (pour un homme)
- Mrs : madame (femme mariée, certaines femmes non mariées préfèrent que l’on utilise “Mrs)
- Ms : madame (femme mariée ou non, ou si l’on ne sait pas)
- Miss : mademoiselle (femme non mariée / jeune fille)
Typographie
- @ : at
- _ : underscore
- – : dash
- . : dot
Phrases utiles
I will copy Mr. X on this email = I’ll cc Mr X on this email : mettre M. X en copie de cet email
I’ll forward this email to : je vais transférer cet email à…
Please let me know if… : SVP, faites moi savoir si….
Abréviations
- RSVP: Please Reply (Veuillez répondre)
- EOD: End of Day (Fin de journée)
- FYI: For Your Information (Pour information)
- ASAP: As Soon as Possible (Dès que possible)
- ATTN: Attention (Attention)
Vous savez tout de la bonne manière d’écrire un mail en anglais. Maintenant, il ne vous reste plus qu’à vous connecter à votre messagerie et à rédiger vos premiers courriels !
