Si vous utilisez l’anglais dans votre métier et que votre entreprise travaille à l’international, vous aurez peut être à écrire un email professionnel en anglais.

Même pour des vacances, savoir les expressions courantes utilisées dans un email peuvent s’avérer très utiles. Voici un récapitulatif de la structure type et du vocabulaire approprié pour écrire en anglais.

1.  Salutation appropriée

a.   Commencer comme une lettre (très formel)

• Dear Lina
• Dear Sir / madam
• Dear Mr Smith

b.   Moins formel  (email de tous les jours)

• Hello John
• Hi Brian

c.   Informel (avec les gens qu’on connait déjà)

• Hi / Hello,
• James,

d.   Pas de salutations du tout (pour un échange d’email rapprochés)

+ Pour être poli / pas besoin de réponse :

• I hope you’re well
• How are you ?

2.   Introduire pourquoi on écrit (1 ou 2 phrases)

• I’m writing regarding…
• I wanted to follow up on…
• I would like to ask you about…

Informel

• Do you know when the databases issues will be fixed ?

3.   Introduire le problème en quelques phrases (1er paragraphe)

a.  Pour demander solution à un problème (formel) :

• I’m concerned about…
• I need to bring something to your attention….

b.  Quelques exemples de raisons :

I am writing…

• To make a reservation
• To apply for the position of …
• To confirm my booking
• To ask for further information about…

With the reference to our  telephone conversation / phone call on Friday, I would like to let you know that…

4.  2e Paragraphe avec plus de détails

a.  Faire une requête /demander une information

• Could you please let me know…
• If you can attend…
• If you are available for a meeting on the 12th December?
• Could you possibly arrange a meeting with the Logistics Manager?
• I would also like to know if there are any swimming pools in your area

b. Offrir son aide / donner des informations

• We are happy to let you know that your article has been selected for publication
• I am glad to inform you that we will be holding our annual conference in Brussels on 20 September 2017.
• Should you need any further information / assistance, please do not hesitate to contact us.

c.  Se plaindre

I am writing…

• To express my dissatisfaction with…
• To complain about…

I regret to say that I was not completely satisfied with the room you provided us.

I would like to receive a full refund and compensation for damages.

d.  S’excuser

• We would like to apologize for any inconvenience caused.
• Please accept our apologies for the delay.
• Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused.
• We will make sure that this will not happen again in the future.

5.  Introduire un autre problème

• There’s one more thing I’d like to discuss with you…
• Regarding…
• I’d also like to ask you about …

6.  Mettre un document en PJ

• I am attaching my CV for your consideration.
• I am sending  the brochure as an attachment.
• Please see the statement attached.
• Please find attached the file you requested.

7.   Appel à l’action (dire clairement ce qu’on attend de l’autre)

a.  Si urgent :

• Please … by tomorrow at the latest.
• As a matter of urgency you need to contact….
• Could you… as soon as possible/ASAP.

b.  Moins urgent :

• I would like you to …
• Could you please… ?

1.  Plus direct :

• I need you to…

1.  Moins direct :

• Can I ask you to …
• I suggest you to …

1.  Si pas besoin de réponse :

• This is just to keep you updated.
• This doesn’t require any immediate response.

8. Finir l’email

1.  Comme dans une lettre (neutre, peuvent être utilisé dans toutes les situations)

• Regards,
• Kind Regards,
• Best Wishes,
• Sincerely
• I look forward to hearing from you.
• All the best
• Best,

1. Moins formel :

• Take care,
• Cheers,

+ votre nom

Vocabulaire utile :

Mr = mister : monsieur (pour un homme)

Mrs : madame (femme mariée, certaines femmes non mariées préfèrent que l’on utilise “Mrs)

Ms : madame (femme mariée ou non, ou si l’on ne sait pas)

Miss : mademoiselle (femme non mariée / jeune fille)

@ : at

_ : underscore

– : dash

. : dot

I will copy Mr. X on this email = I’ll cc Mr X on this email : mettre M. X en copie de cet email

I’ll forward this email to : je vais transférer cet email à…

Please let me know if… : SVP, faites moi savoir si….

As soon as possible (=ASAP) : aussi vite que possible

FYI (for your information) : pour votre information